- Wprowadzenie: Jak TOC pomaga w porządkowaniu codziennych wyzwań?
Każdego dnia mierzymy się z różnymi problemami w pracy – nieporozumienia między działami, decyzje o nieprzewidywalnych konsekwencjach czy nierealne cele do zrealizowania. Praca może łatwo przerodzić się w chaos, a próba zarządzania nim bez skutecznych narzędzi prowadzi do frustracji i obniżenia efektywności organizacji. W takich sytuacjach Narzędzia Logicznego Myślenia (ang. Thinking Tools), które są jednym z rozwiązań TOC (ang. Theory of Constraints) oferują solidne wsparcie systemowe. Umożliwiają one:
- Uporządkowanie myślenia krytycznego
- Systemową analizę problemów / konfliktów
- Tworzenie rozwiązań przełomowych
- Skuteczne działanie na każdym poziomie organizacyjnym.
Narzędzia TOC pomagają przekształcić chaotyczne sytuacje w uporządkowane procesy decyzyjne, dzięki którym możliwe jest osiąganie lepszych wyników zarówno indywidualnie jako menadżerowie jak i jako organizacja. Trzy najważniejsze narzędzia, które pozwalają zrozumieć, jakie są źródła problemów i jak można je systematycznie rozwiązać to odpowiednio:
- Chmura Konfliktu
- Gałąź Negatywnych Konsekwencji
- Drzewo Ambitnego Celu
- Chmura Konfliktu (ang. Evaporating Cloud):
Rozwiązywanie codziennych konfliktów logicznie, a nie emocjonalnie
2.1. Chaos a konflikt – skąd się biorą problemy w organizacjach?
Jednym z głównych źródeł chaosu w codziennej pracy są konflikty. Mogą dotyczyć kwestii operacyjnych, strategicznych, czy relacji międzyludzkich. Często konflikty eskalują, gdy decyzje są podejmowane pod wpływem emocji lub intuicji. Wiele problemów wynika z nieświadomości, że obie strony konfliktu dążą do osiągnięcia wspólnego celu, ale różnią się w sposobach jego realizacji.
Chmura Konfliktu, jedno z kluczowych narzędzi TOC, pozwala na rozwiązanie konfliktów w sposób systematyczny. Poprzez analizę przyczyn sprzecznych działań oraz ukrytych założeń, można zidentyfikować, dlaczego powstał problem i znaleźć rozwiązanie, które zadowoli obie strony. Aby to zrobić konieczne jest rozróżnienie prawdziwych potrzeb, które najczęściej są bezsporne od wynikających z nich chęci.
2.2. Przykład: Wydłużenie serii produkcyjnych kontra elastyczność w zamówieniach
Wyobraźmy sobie firmę produkcyjną, w której dział produkcji chce wydłużyć minimalne partie produkcyjne, aby zmniejszyć koszty i zwiększyć wydajność. Z kolei dział sprzedaży żąda większej elastyczności w dostosowaniu produkcji do nagłych zamówień klientów (co stanowić będzie strategiczną przewagę konkurencyjną), czyli w efekcie chce skrócić minimalne partie produkcyjne.
Obie strony wydają się być w konflikcie – no bo jak jednocześnie zmniejszyć i zwiększyć minimalny rozmiar partii? Czyż nie jest to typowa sytuacja? Realnie kluczowe potrzeby produkcji (obniżenie kosztów) oraz sprzedaży (budowanie przewagi konkurencyjnej) nie są sprzeczne i mogą być łącznie zrealizowane. Służą one też wspólnemu celowi, którym jest wzrost zysków firmy – który jest bezsporny.
Rozwiązanie takiej chmury będzie polegać na zaspokojenie potrzeb obu stron (obniżenie kosztów oraz budowanie przewagi konkurencyjnej) jednocześnie poprzez systemowe działanie, które jednak będzie inne od wcześniej proponowanych działań. I nie ma tu mowy o kompromisie – bo to niekorzystne rozwiązanie i do tego nietrwałe. My będziemy szukać rozwiązania typu Wygrana-Wygrany (ang. Win-Win).
Aby to zrobić musimy odkryć ukryte założenia, które choć domniemane (wynikają z chmury) nie są całkiem prawdziwe – takie jak np.: „Obniżenie kosztów produkcji jest tylko możliwe gdy zwiększę rozmiar partii produkcyjnej” lub „Poprawa przewagi konkurencyjnej jest tylko możliwa poprzez zmniejszenie minimalnej wielkości partii produkcyjnej”.
Rozwiązanie pójdzie w tym przypadku w kierunku takich działań jak:
- Zróżnicowanie polityki cenowej / handlowej aby pogłębić efekt Paretto (aby np. 20% standardowych produktów odpowiadało za 80% sprzedaży) dla:
- różnych produktów / grup produktowych
- różnych klientów
- różnych rynków odbiorczych
- różnych zastosowań produktów
- Utworzenie bardziej „elastycznej” oferty, ale dodatkowo płatnej
Na tym prostym przykładzie można zobaczyć jak działa chmura konfliktu. Przy czym im bardziej złożony jest konflikt tym bardziej rewolucyjne wnioski wynikają z zastosowania chmury konfliktu.
2.3. Jak korzystać z Chmury Konfliktu?
- Identyfikacja konfliktu: Zdefiniowanie działań obu stron, które są w sprzeczności.
- Identyfikacja potrzeb nadrzędnych: Co jest przyczyną fundamentalną takich sprzecznych działań.
- Odkrycie wspólnego celu: Zrozumienie, że obie strony mają wspólny cel, np. zadowolenie klienta.
- Analiza założeń: Odkrycie założeń, które stoją za konfliktem i doprowadzają do nieporozumień.
- Znalezienie rozwiązania: Systematyczne poszukiwanie rozwiązań, które łączą obie perspektywy w duchu wygrana-wygrany.
Zastosowanie Chmury Konfliktu pozwala rozwiązać wiele problemów codziennego zarządzania, które w przeciwnym razie prowadziłyby do eskalacji nieporozumień. Dzięki temu chaos ustępuje miejsca logicznym, wspólnym, systemowym rozwiązaniom.
Zobacz film o Chmurze Konfliktu
- Gałąź Negatywnych Konsekwencji (ang. Negative Branch Reservation):
Unikanie problemów zanim się pojawią
3.1. Przewidywanie chaosu: Skąd biorą się nieprzewidziane problemy?
Nawet najlepsze pomysły mogą wprowadzać chaos, jeśli nie przewidujemy wszystkich ich konsekwencji. Kiedy decyzje są podejmowane szybko i bez dogłębnej analizy, istnieje duże ryzyko, że pojawią się problemy, których nie byliśmy w stanie przewidzieć na wczesnym etapie. Narzędzie TOC, jakim jest Gałąź Negatywnych Konsekwencji, pozwala przewidzieć potencjalne skutki decyzji i uniknąć niepotrzebnych problemów.
Gałąź Negatywnych Konsekwencji opiera się na analizie logicznej przyczynowo-skutkowej. Każda decyzja ma swoje skutki – zarówno pozytywne, jak i negatywne. Narzędzie to pozwala na systematyczne przewidywanie i eliminowanie tych negatywnych, zanim w ogóle pojawią się na horyzoncie.
3.2. Przykład: Nowa strategia sprzedaży
Firma handlowa postanawia wprowadzić strategię, która nakazuje skupienie się wyłącznie na dużych klientach. Pomysł ten wydaje się idealny, ponieważ duże transakcje zwiększą zyski. Jednak po analizie za pomocą Gałęzi Negatywnych Konsekwencji, firma odkrywa, że to rozwiązanie mogłoby zniechęcić handlowców do dbania o mniejszych, ale regularnych klientów, co w dłuższej perspektywie mogłoby osłabić stabilność finansową firmy.
Dzięki temu narzędziu, zanim jeszcze wdrożono strategię, udało się ją zmodyfikować i uwzględnić dbałość o różne segmenty klientów. W ten sposób chaos wynikający z nieprzewidzianych problemów został uniknięty, a firma zyskała kontrolę nad swoim planem działania.
3.3. Jak korzystać z Gałęzi Negatywnych Konsekwencji?
- Identyfikacja skutków: Analiza każdego kroku planowanej zmiany pod kątem możliwych negatywnych skutków.
- Uzupełnienie łańcucha przyczynowo-skutkowego: Przewidywanie konsekwencji decyzji i sprawdzanie, co ma na co wpływ i jak w efekcie naszych dobrych rozwiązań wynikają negatywne konsekwencje.
- Korygowanie działań: Na podstawie analizy, korekta planu za pomocą działań uzupełniających, zanim problemy się zmaterializują.
Zobacz film o Gałęzi Negatywnych Konsekwencji
- Drzewo Ambitnego Celu (ang. Ambitious Target Tree):
Przekształcanie chaosu w uporządkowany plan działania
4.1 Chaos wyzwań a ambitne cele
Każdy menedżer ma w głowie ambitne cele, które chciałby zrealizować. Jednak codzienny chaos sprawia, że realizacja tych planów wydaje się trudna, a nawet niemożliwa. Drzewo Ambitnego Celu to narzędzie TOC, które pozwala przejść od chaosu codziennych wyzwań do precyzyjnie zorganizowanego planu działania, który prowadzi do realizacji nawet najbardziej ambitnych zamierzeń.
Dzięki Drzewu Ambitnego Celu możliwe jest rozbicie dużego, złożonego celu na mniejsze, osiągalne etapy, a także zidentyfikowanie przeszkód, które mogą utrudnić jego realizację. Narzędzie to pozwala nie tylko zaplanować kroki, ale także uporządkować działania w logicznej kolejności.
4.2. Przykład: Wprowadzenie nowego produktu na rynek
Firma technologiczna chciała wprowadzić nowy, innowacyjny produkt na rynek w ciągu roku, co wydawało się prawie niemożliwe do zrealizowania. Dzięki Drzewu Ambitnego Celu, firma zidentyfikowała kluczowe przeszkody, takie jak brak wystarczających zasobów i zbyt długi proces testowania. Przeanalizowano kolejne kroki, opracowano plan eliminacji przeszkód i zrealizowano każdy z etapów, dzięki czemu firma osiągnęła swój cel w rekordowo krótkim czasie.
4.3 Jak korzystać z Drzewa Ambitnego Celu?
- Wyznaczenie celu: Zdefiniowanie ambitnego celu, który firma chce osiągnąć.
- Identyfikacja przeszkód: Przeanalizowanie problemów, które mogą utrudnić realizację celu.
- Rozbicie na cele pośrednie: Podział celu na mniejsze, bardziej osiągalne kroki.
- Tworzenie chronologicznego planu: Przygotowanie logicznego planu, który pozwoli wyeliminować przeszkody.
- Monitorowanie postępów: Stała analiza realizacji celu, wprowadzanie korekt na bieżąco.
Zobacz film o Drzewie Ambitnego Celu
- Podsumowanie: Narzędzia TOC w codziennej pracy
Codzienna praca w dynamicznym środowisku biznesowym bywa chaotyczna. Jednak narzędzia logicznego myślenia TOC pozwalają przekształcić chaos w uporządkowany proces decyzyjny. Chmura Konfliktu rozwiązuje problemy wynikające z konfliktów interesów, Gałąź Negatywnych Konsekwencji zapobiega nieprzewidzianym problemom, a Drzewo Ambitnego Celu pomaga przekształcić wielkie zamierzenia w konkretne plany działania.
- Jak się nauczyć narzędzi logicznego myślenia?
Jest wiele sposobów nauki 3 podstawowych narzędzi logicznego myślenia. Szczególne wartościowe to:
- Książka „Sukces To Przygoda”, która jest świetnym workbookiem uczącym tych narzędzi – Więcej tu:
https://toc.org.pl/produkt/sukces-to-przygoda/ - Warsztaty TOC+ Thinking Tools ONLINE (24h) to doskonała okazja, aby poznać te narzędzia i nauczyć się stosować je w swojej firmie. Dzięki tym narzędziom, chaos przestaje być przeszkodą, a logika i porządek stają się kluczem do sukcesu.
Pozdrawiam BEZ Ograniczeń,
Paweł Schmidt – Dyrektor ds. Wizji
PYTANIA? O ile masz pytania ws narzędzi logicznego myślenia napisz koniecznie do mnie na toc@toc.org.pl.