Wielozadaniowość, czyli umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie lub sposób pracy, w którym zajmujemy się wieloma projektami/zadaniami w tym samym czasie. W dzisiejszym świecie umiejętności te są bardzo pożądane, czasami nawet podziwiane przez osoby trzecie. Przecież każdy chciałby potrafić w tym samym czasie pisać wiadomość e-mail, rozmawiać przez telefon, liczyć całki oraz rozwiązywać problemy niczym super bohater. Ale czy na pewno wielozadaniowość ma same zalety? Otóż nie zawsze.
Wyobraźmy sobie dla przykładu, że nasz przełożony zlecił nam do wykonania 3 zadania z których każde jest bardzo ważne i pilne. Często zabieramy się za wszystkie jednocześnie. Przecież wszystkie są ‘na wczoraj’. Muszą zostać ukończone jak najszybciej. Potrafimy przecież umiejętnie przeskakiwać z tematu na temat, więc równolegle zabieramy się za wszystkie trzy.
Dla uproszczenia przyjmijmy sobie założenie, że każde z tych zadań wymaga od nas 6 godzin ciągłej pracy i podzielmy sobie każde z tych zadań na 3 równe etapy (kolejno: 1a- 2 godz., 1b- 2 godz. Oraz 1c- 2 godz. Itd.)
Spójrzmy w takim razie jak wygląda to na osi czasu. Pracując w takim trybie pierwsze zadanie zostanie zakończone po 14 godzinach od punktu zero, zadanie drugie po 16 godzinach oraz zadanie 3 po 18 godzinach od jego zatrzymania.
Wykonywanie wielu rzeczy jednocześnie niesie ze sobą jednak dużo problemów. Przede wszystkim, każde z zadań otrzymuje tylko ułamek naszej uwagi co oznacza, że nasza jakość pracy jest zdecydowanie niższa niż gdybyśmy skupieni byli tylko na jednej czynności w danej chwili. Każde oderwanie się od wykonywanej czynności wymaga od nas ponownego wdrożenia się w to zadanie przed ponowną próbą jego dokończenia. Na przykład jeżeli piszemy wiadomość e-mail jeszcze raz musimy przeczytać cały tekst i sprawdzić co już wcześniej napisaliśmy i przypomnieć sobie co jeszcze musimy napisać. Całkiem możliwe jest, że o połowie istotnych rzeczy zapomnimy lub popełnimy jakąś gafę.
Na produkcji sytuacja wygląda podobnie. Jeżeli z jakiegoś powodu przerwaliśmy cięcie materiału to przed powrotem do pracy musimy na nowo przeanalizować co już jest wycięte, a co nie. Musimy sprawdzić ustawione parametry, lokalizację materiału itd. Każda z tych operacji generuje dodatkowy czas, którego moglibyśmy uniknąć nie przerywając wcześniej rozpoczętej pracy. Dodatkowo zwiększa się możliwość popełnienia błędu. Podwyższa się również nasz poziom stresu.
Myślę, że śmiało możemy przyjąć, że zadanie które wcześniej oszacowaliśmy na 6 godzin ciągłej pracy, moglibyśmy wykonać w 5 godzin, jeżeli wszystko co jest niezbędne do jego wykonania mielibyśmy wcześniej uszykowane oraz nie odrywalibyśmy się od niego do momentu jego ukończenia. W rzeczywistości czas ten prawdopodobnie skróciłby się znacznie bardziej, ale żeby lepiej zobrazować wpływ wielozadaniowości załóżmy oszczędność czasu na poziomie jedynie godziny.
Jak widać na wykresie powyżej ukończenie pierwszego zadania miałoby miejsce po 5 godzinach od punktu zero, drugie zadanie po 10 godzinach oraz trzecie zadanie po 15 godzinach od jego otrzymania. Poprawa w takim razie jest diametralna. Nastąpiłoby skrócenie czasu potrzebnego na realizację każdego z zadań odpowiednio o 65%, 37% oraz 16%. Ma to sens?
Podsumowując: umiejętność wykonywania wielu rzeczy jednocześnie może wydawać się imponująca, ale w rzeczywistości taki styl pracy przynosi więcej szkód niż pożytku. Lepiej skupić się na jednej rzeczy, dokończyć ją jak należy i przejść do rozwiązywania kolejnego problemu. Ostatecznie okaże się, że jakość naszej pracy jest lepsza, a rzeczywistość mniej stresująca.
Jakub Ryntowt
Kierownik Produkcji