Czy wiesz, jak skutecznie zidentyfikować ograniczenia w swojej organizacji? Większość osób powie w tym miejscu – ależ przecież to oczywiste… Czyżby?
W praktyce w 90% organizacji, gdy spytamy 10 czołowych osób w firmie to otrzymamy statystycznie ok. 7-8 różnych odpowiedzi (czasami nawet więcej).
Na przykład w firmie stalowej CELSA początkowa rozmowa doprowadziła do przekonania, że wg menedżerów praktycznie każdy obszar produkcji był ograniczeniem. Po dokładniejszej analizie poznaliśmy prawdziwe miejsce ograniczenia i koncentracja na nim pozwoliło nam zwiększyć moce o 65% bez inwestycji czym się chwalił na naszej konferencji Dyrektor Operacyjny Narcis Giralt.
Ale dlaczego brak wiedzy, gdzie jest ograniczenie jest tak kłopotliwe? Kiedy organizacja nie wie, gdzie jest jej ograniczenie oraz jak skutecznie je namierzyć i nim zarządzać, to boryka się nieuchronnie ze swoistym chaosem. Przez chaos mam na myśli dziesiątki realizowanych usprawnień i projektów, które jednak nie przekładają się na prawdziwy przełom. Możemy sobie to wyobrazić w praktyce jakby różni członkowie osady wioślarskiej wiosłowali z całej siły, ale jednak w różnych kierunkach. Przekładając to na biznes – często menedżerowie realizują liczne projekty, każdy w swoim obszarze. I tak jak członkowie wspomnianej osady wioślarskiej ciągną organizację, każdy w inną stronę. Dlatego na poziomie strategicznym, aby skutecznie zarządzać MUSIMY wiedzieć gdzie jest nasze ograniczenie.
Jak ustalić gdzie jest ograniczenie?
W praktyce obserwujemy, że ok. 10% organizacji wie u źródła, gdzie jest ich ograniczenie. Dla tych co nie mają tego szczęścia zidentyfikujemy kandydatów na ograniczenie przez zadanie sobie pytania: “Jaki obszar firmy w największym stopniu powstrzymuje nas od zarabiania większej ilości pieniędzy?” Na podstawie uzyskanych odpowiedzi i dyskusji w gronie kierownictwa firmy jesteśmy zazwyczaj w stanie wybrać to jedno największe ograniczenie. To co tu definiujemy jako ograniczenie najczęściej jest tylko ograniczeniem na poziomie fizycznym, co jak zaraz się przekonamy jest zazwyczaj objawem prawdziwego ograniczenia.
Jak doprecyzować ograniczenie?
Wiemy że w praktyce istnieją 3 poziomy ograniczenia:
- Fizyczne
- Na poziomie procedur lub polityk
- Na poziomie paradygmatów.
Ograniczenia fizyczne to te, które najłatwiej dostrzec. W rzeczywistości są to fizyczne manifestacje prawdziwego ograniczenia, który zazwyczaj leży na poziomie procedur lub polityk organizacji, albo wręcz na poziomie paradygmatów. Idealnym przykładem jest pacjent, który mając ból głowy kupuje tabletkę przeciwbólową, ignorując przy tym źródłową przyczynę jaką może być np. Grypa lub inna poważniejsza choroba. Dlatego obserwując objaw w naszej firmie musimy zidentyfikować przyczynę źródłową przez zadanie pytania: “Jaka procedura lub paradygmat jest przyczyną, że moje ograniczenie fizyczne się ujawnia lub manifestuje?”
Firma meblowa KLER dość szybko zidentyfikowała ograniczenie w obszarze działu tapicerni – co było ograniczeniem na poziomie fizycznym. W czasie naszej analizy tego obszaru okazało się, że ograniczeniem tak naprawdę były reguły zarządzania pracą na tym obszarze. Zmiana tych procedury w tym między innymi wprowadzenie pracy brygadowej doprowadziło do 30% wzrostu wydajności o czym mówił opowiadał na naszej konferencji Prezes Zarządu Jerzy Kuncicki.
Jak to zrobić w praktyce?
Na pewno doświadczenie jest pomocne w identyfikacji ograniczenia, ale na początku warto zaufać swojej intuicji. W praktyce jak nie jesteś pewien to po prostu zacznij traktować wybrany obszar jako twoje ograniczenie i zastosuj tam proces ciągłego doskonalenia POOGI (więcej o tym w kolejnym materiale). I o ile masz rację, to zauważysz istotną poprawę w organizacji. Natomiast o ile się myliłeś, to prawdziwe ograniczenie niezwłocznie się ujawni.
To można sobie wyobrazić jak sytuację, gdzie idziemy na spacer w góry z przekonaniem, że “ograniczeniem” jest nasze 6-letnie dziecko i na nim skupiamy początkowo uwagę tylko po to by spostrzec po pierwszym kilometrze, że to babcia zostaje ewidentnie w tyle i jest prawdziwym ograniczeniem.
Podsumowując płaszczyzn gdzie występują ograniczenia, jest dużo. Istotną rolą jest namierzenie tego, który jest „prawdziwym wąskim gardłem” organizacji. Dlaczego? Ponieważ TYLKO wyeliminowanie go spowoduje wejście na wyższą krzywą wzrostu całej organizacji.