„Ostatecznie Ograniczeniem Każdej Organizacji Jest Uwaga Kadry Menadżerskiej!”
Dr. M. Goldratt
Psychiatra Edward M. Hallowell, opisał wielozadaniowość jako “mityczna aktywność, gdzie człowiek myśli, że może wykonywać dwie lub więcej czynności jednocześnie tak efektywnie jak jedną.”1
Na warsztatach często robimy proste ćwiczenie z wielozadaniowości, które dla typowej grupy prowadzi do wniosków, że nawet przy prostych czynnościach (na których wykonujemy eksperyment) straty związane z pracą w trybie wielozadaniowości to wydłużenie łącznego czasu realizacji wszystkich zadań o +150%, pojawienie się nawet 66% usterek oraz obecność ogromnego stresu. Do tego mamy świadomość, że w codziennej pracy, która jest dużo bardziej wymagająca, straty spowodowane powyższymi zjawiskami są znacznie większe i istotne. Zatem wielozadaniowość jest zła, ale co z tym zrobić? W tym miejscu rozróżniamy dwa kluczowe obszary gdzie wielozadaniowość ma zgubne skutki – na poziomie osobistym / działu projektowego i na poziomie całej organizacji.
„Multitasking to jeden z najskuteczniejszych sposobów trwonienia czasu.
Nasza wydajność dramatycznie spada już wtedy,
kiedy próbujemy wykonać w tym samym czasie zaledwie dwa proste zadania.”
Stefan Klein2
Większość osób niezależnie od wykonywanej pracy zmaga się z niekończącym się napływem telefonów, e-maili, listów, zadań, obowiązków oraz projektów. Jednym słowem istny chaos. I tu trzeba po dłuższej rozmowie z każdą organizacją, dochodzimy, że przyczyny takiego stanu rzeczy dzielą się rzeczy na które nie mamy większego wpływu, oraz na te na które mamy jakiś wpływ – o dziwo ta druga grupa niemal zawsze dominuje.
W tym zakresie mamy mnóstwo różnych inspirujących doświadczeń przy czym wszystkie one w skali sukcesu mieszczą się między bardzo dobre wyniki a wyniki tak dobre, że aż trudno uwierzyć:
- W jednej z mniejszych z firm, z którymi współpracujemy usłyszeliśmy, że po prostu lepiej się pracuje ludziom bo jest większy spokój.
- W innej firmie średniej wielkości, gdzie wprowadzono godziny ciszy wydajność działu projektowego wzrosła dwukrotnie.
- W jeszcze innej b. dużej firmie zamiana podziału pokoi oraz zamknięcie drzwi został podsumowany stwierdzeniem, że w „jeden dzień zrobiliśmy więcej niż zazwyczaj robimy w cały tydzień”.
- W firmie, którą sam kiedyś zarządzałem najlepsi specjaliści stosujący wymienione zasady oraz tzw. Full-kit potrafili być nawet 5x bardziej wydajni od tych co nie stosowali tych zasad.
Korzyści są tu akurat bezsporne i dlatego o ile mieliby Państwo wyciągnąć z całego tego TOC TYLKO jedną rzecz to powinno być to właśnie dążenie do higienicznych warunków pracy dla siebie, dla współpracowników, słowem dla wszystkich członków organizacji.
PAWEŁ SCHMIDT – DYREKTOR DS. WIZJI, Instytut Zarzadzania Ograniczeniami TOC+
Rekomendacja TOC+:
* TOC+Projects – Zaawansowane Warsztaty z Zarządzania Projektami wg TOC.
* TOC+DNA – Bazowy Intensywny Warsztat Przekroju TOC. Kluczowe zastosowania TOC. Fundamentalne przełomowe paradygmaty TOC.
1 Za Wikipedia…. Hallowell, Edward M.. Crazy Busy: Overstretched, Overbooked, and About to Snap! Strategies for Handling Your Fast-Paced Life. 2007. Ballantine Books. ISBN 0-345-48244-1.
2 Czas. Przewodnik użytkownika. , Wydawnictwo W.A.B, Warszawa 2009, ISBN: 978-83-7414-624-1 (12+0) (strona 181).