Na czym polega proces POOGI i dlaczego jego wykorzystanie pozwoli tobie zwiększyć efekty działań usprawniających niezależnie czy jesteś fanem TOC, LEAN, SIX SIGMA lub innych metod doskonalenia organizacji.
Zacznijmy od tego czym jest POOGI?
POOGI to akronim od angielskiego Process Of On-Going Improvement – czyli proces ciągłego doskonalenia. Ale w myśleniu TOC jest on ściśle zdefiniowanym procesem. Składa się on bowiem z tzw. 5 kroków ciągłego doskonalenia. Identyfikacja, Eksploatacja, Podporządkowanie, Zwiększenie Mocy i Powrót do Początku. Niby proste? Wydaje się podobne do 10 innych cykli usprawniania z różnych metod zarządzania? Zaraz ci wytłumaczę dlaczego dzięki temu procesowi uzyskasz 10x większe efekty niż z którymkolwiek innym procesem usprawniania.
Pierwszym etapem POOGI jest “IDENTYFIKACJA OGRANICZENIA”
To jest bardzo wyjątkowe podejście bo w większości metod usprawniania chodzi o znalezienie “jakiegoś” obszaru do poprawy. W TOC nam zależy zawsze na zrozumieniu co jest największym czynnikiem lub obszarem ograniczającym naszą zdolność do zarabiania pieniędzy. I TOC tłumaczy jednocześnie że szukanie takiego ograniczenia ma realnie sens TYLKO na poziomie firmy jako całości. Już w tym miejscu dla większości menedżerów jest to trudne do wyobrażenia, że te wszystkie obserwowane objawy nie mają być indywidualnie leczone, że mamy szukać ich wspólnej przyczyny – czyli krytycznego ograniczenia. Zatem co kluczowe NIE szukamy ograniczenia dla każdego działu. Szukamy ograniczenia w firmie jako całości i tylko na jego poprawie będzie skupiać nasz wysiłek. Wtedy realne zastosowanie ma tzw. pogłębione Prawo Pareto, które mówi, że zaledwie 1% usprawnień (czyli to nasze ograniczenie) ma wpływ na osiągnięcie nawet 99% potencjalnych korzyści. Dlatego mówimy o TOC, że jest to metoda usprawniania strategicznego.
Przytoczę od razu Przykład aktualnego klienta, firmy usługowej ze wschodu Polski. Firma ta zrozumiała, że największym ograniczeniem firmy jest deficyt aktywności handlowych jej lidera, który jest realnie jedynym handlowcem.W efekcie w ciągu ostatnich 2 miesięcy co miesiąc dopina on transakcje o wartości siedmiocyfrowej – zbliżonej do całych zeszłorocznych obrotów.
Drugim etapem POOGI jest “EKSPLOATACJA OGRANICZENIA”
To etap gdzie koncentrujemy się w 100% na samym ograniczeniu lub jak często je nazywamy wąskim gardle. W tym miejscu zadajemy sobie pytanie czy nasze wąskie gardło wykorzystuje swój pełny potencjał. Inaczej niż w większości metod usprawniania operacyjnego nie skupiamy się w tym miejscu na zidentyfikowaniu poszczególnych przyczyn i strat. W TOC dążymy do zwiększenia “KONCENTRACJI” na ograniczeniu. Dbamy o to, aby nasze krytyczne wąskie gardło pracowało efektywnie najczęściej jak to tylko możliwe. Takie podejście powoduje, że wzrosty są zazwyczaj bardzo duże, są osiągane na przestrzeni dosłownie dni i nie wymagają istotnych inwestycji.
A teraz Przykład Biuro-Styl, naszego wieloletniego klienta produkującego parapety.
Gdy owa firma skoncentrowała się na eksploatacji wąskiego gardła to jej moce produkcyjne wzrosły na przestrzeni tygodnia o 27%. Było to możliwe, gdyż dbając o nieprzerwaną pracę ograniczenia zlikwidowaliśmy dziesiątki drobnych strat. Eliminacja tych samych strat metodami usprawnienia operacyjnego by w praktyce zajęło wiele miesięcy a nawet lat. Dzięki TOC tu wystarczył dosłownie tydzień.
Trzecim etapem POOGI jest “PODPORZĄDKOWANIE WSZYSTKIEGO POD OGRANICZENIE”
To etap gdzie koncentrujemy się w 100% na obszarach funkcjonujących wokół ograniczenia i zajmujemy się nimi tak, aby poprawić pracę samego wąskiego gardła. To często oznacza zmniejszenie wydajności danego zadania czy czynności przez oddanie go do wykonania przez inny mniej wydajny zasób. W innych przypadkach oznacza to że zmieniamy zasady funkcjonowania innych działów aby je podporządkować pod ograniczenie. Ale o ile to odciąża nasze wąskie gardło to jest to sensowne. Takie podejście powoduje, że także tu wzrosty są zazwyczaj bardzo duże, są osiągane w czasie co najwyżej tygodni i nie wymagają istotnych inwestycji.
Przykłady naszego klienta firmy meblowej KLER.
Początkowo największym ograniczeniem była sprzedaż. Gdy na moich warsztatach zjawił się 10os. zespół liderów produkcji – dostali zadanie aby tak poprawić produkcję aby zwiększyć sprzedaż. Gdy miesiąc później pojawili się ponownie u mnie to zaraportowali, że dzięki wprowadzeniu ekspresowego terminu realizacji w ciągu kilku dni wyprzedali kilkutygodniową produkcję i zagospodarowali wolne moce produkcyjne do końca tamtego roku. W późniejszym czasie ograniczeniem był bardzo doświadczony pracownik produkcyjny, którego szkolenie trwało zazwyczaj 6 mies. Pracując z tym zespołem – wyznaczyłem im zadanie aby podporządkować system pracy pod ograniczenie. Wprowadzili oni zespołowy system pracy, gdzie możliwe było przerzucenie ponad 60% obowiązków doświadczonego pracownika na 2 pomocników. To z jednej strony zwiększyło radykalnie moce tych kompetentnych pracowników. Z drugiej strony to spowodowało wzrost wyników wydajności całego 3osobowego zespołu o średnio 30%.
Czwartym Etapem POOGI jest “ZWIĘKSZENIE MOCY OGRANICZENIA”
To dopiero tu pojawiają się tradycyjnie rozumiane inwestycje, oraz inne droższe działania, ale nawet te działania nie skupiają się na najlepszej technologii lub najbardziej kompleksowym rozwiązaniu. Także tu najważniejszym celem będzie praktyczny wzrost mocy wąskiego gardła.
Przytoczę od razu Przykład naszego dobrego klienta firmy handlowej Budmater.
Po wielu zmianach Prezes, który jest też głównym handlowcem w owej firmie był już mocno obciążony i można by powiedzieć “wyeksploatowany”. Wtedy koncentracja została przeniesiona na odciążenie jego przez uruchomienie równolegle zespołu osób, które wspólnym wysiłkiem mogły przejąć obsługę wielu mniejszych klientów. Dla tej firmy była to spora dodatkowa co-miesięczna inwestycja, ale odciążyła to ograniczenie jakim był Prezes firmy i dzięki temu dalszy dynamiczny wzrost sprzedaży był możliwy.
Piątym Etapem POOGI jest “WRÓĆ DO POCZĄTKU”
Wiele procesów usprawnień się zapętla. Ale dlaczego w tym przypadku to takie ważne? W TOC zwracamy uwagę, aby “INERCJA NIE STAŁA SIĘ OGRANICZENIEM SYSTEMU”. To znaczy jesteśmy wyjątkowo czujni aby wyłapać moment w którym nasze ograniczenie może ulec zmianie i wtedy musimy zmienić nasz sposób patrzenia na organizację jako całość. W praktyce wiemy, że właśnie ten etap ciągłego doskonalenia POOGI jest najtrudniejszy.
Przykład kolejnego naszego klienta z Wielkopolski
Firma po wprowadzeniu pierwszych 3 kroków POOGI zwiększyła sprzedaż o 40% i zyski 4x żyjąc w przekonaniu, że ograniczenie jest na produkcji. W wielu branżach zakup nowych maszyn to proces drogi ale też trwający często rok lub dłużej. Zatem nowe maszyny nie były realną odpowiedzią w perspektywie nadchodzącego roku. Wtedy ograniczeniem firmy stało się jej przekonanie, że są firmą wyłącznie “produkcyjną” i tym ograniczeniem się zajęli. Gdy nastawili się na odpowiednio zarządzaną kooperacje z podwykonawcami możliwe stało się powtórzenie a nawet przebicie wyników z roku poprzedniego. Esencją było inne spojrzenie na biznes – czyli zmiana paradygmatu.
I na tym polega proces ciągłego doskonalenia POOGI zdefiniowany w książce CEL…