Szczegółowa informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez spółki z TOC+
Jak zapewne już Państwo wiedzą, 25 maja 2018 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. RODO) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. W związku z powyższym informujemy Panią/Pana, że Pani/Pana dane osobowe znajdują się w naszej bazie i są przetwarzane na opisanych niżej zasadach.
ZAKRES ZASTOSOWANIA INFORMACJI
Ta Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez spółki z Grupy TOC+ ma zastosowanie do danych otrzymanych:
Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Zarządzania ograniczeniami TOC+ Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Ostrołęckiej 1.
Informujemy, również, iż dostęp do Pani/Pana danych mogą mieć podmioty należące do grupy kapitałowej TOC+, w skład której wchodzi TOC+ sp. z o.o. sp. k. oraz wszystkie podmioty powiązane od niej zależne, zarówno osobowo, jak i kapitałowo (dalej: Grupa kapitałowa TOC+):
– Instytut Zarządzania ograniczeniami TOC+ Sp. z o.o.
– Paweł Schmidt TOC
– JPB Jacek Branas
Dane kontaktowe w sprawach dotyczących danych osobowych
Zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez spółki z Grupy TOC+ prosimy kierować zgodnie z podanymi poniżej danymi kontaktowymi:
Instytut Zarządzania ograniczeniami TOC+ Sp. z o.o. 60-461 Poznań, ul. Ostrołęcka 1.
Mail: toc@toc.org.pl
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „kontakty handlowe”
Spółki z Grupy TOC+ mogą otrzymać dane kontaktowe bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez wizytówki, w efekcie dotychczasowej współpracy, formularze elektroniczne lub w czasie targów/konferencji) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).
W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych udostępnianych spółkom z Grupy TOC+.
Informujemy, że Pana/Pani dane są zbierane i przetwarzane w zbiorze „Baza kontaktów” dla celu ułatwienia nawiązywania kontaktów służbowych, realizacji umowy oraz rozsyłania życzeń świątecznych.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić administrator danych i jakie mogą być podnoszone wobec administratora danych.
Dane ze zbioru „kontakty handlowe” nie są udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem grupy kapitałowej TOC+ oraz podmiotów upoważnionych do żądania tych danych na podstawie powszechnie obowiązujących ustaw.
W przypadku udostępnienia danych przez inną osobę, spółki z Grupy TOC+ zbierają zwykle tylko podstawowe dane kontaktowe związane z działalnością zawodową, obejmujące: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, firmę oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje udostępnienie danych osobowych osoby kontaktowej.
Cel i podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych:
– CEL: realizacja umowy lub zamówienia,
– PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt b) RODO
W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a spółką z Grupy TOC+, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.
– CEL: kontakty biznesowe,
– PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
Przedstawiciele spółek z Grupy TOC+ mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty spółki z Grupy TOC+, zaproszenia na spotkanie lub event organizowany przez spółki z Grupy TOC+ lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać sporadycznie informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności Grupy TOC+ oraz inne informacje mające związek z obszarami działalności Grupy TOC+.
W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciele spółek z Grupy TOC+ mogą także skontaktować się z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty.
Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych. Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
– CEL: odpowiedź na zapytanie,
– PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
W przypadku przekazania zapytania w dowolnej formie, np. e-mail, telefon, portal społecznościowy, wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania.
– CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji,
– PODSTAWA: art.6 ust.1 pkt c) RODO
W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie (np. rezerwacja hotelu).
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „kandydaci do pracy”
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze pn. „Kandydaci do pracy”. Podanie danych jest dobrowolne. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, a po tym czasie przez kolejne 6 miesięcy dla celów ponownej rekrutacji.
Dane ze zbioru „Kandydaci do pracy” nie są udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem grupy kapitałowej TOC+ oraz podmiotów upoważnionych do żądania tych danych na podstawie powszechnie obowiązujących ustaw.
– CEL: prowadzenia postępowania rekrutacyjnego
– PODSTAWA: wyrażona przez Pana/Panią zgoda
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „pracownicy” – dotyczy również byłych pracowników grupy TOC+
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzanie w zbiorze pn. „Pracownicy”. obowiązku wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy. Te i inne dane mogą być również przetwarzane dla celów prowadzenia spraw płacowych, księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw. Podanie danych w zakresie określonym w Kodeksie Pracy (art. 221) jest obowiązkowe. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów Kodeksu Pracy
Dane ze zbioru „Pracownicy” są udostępniane podmiotom z grupy TOC+ oraz uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Mogą również być udostępniane (w zakresie: imię, nazwisko, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości, stanowisko, zdjęcie) klientom Spółki dla celów wystawienia przepustki/zezwolenia wejścia na obiekt/ teren zakładu.
– CEL: prowadzenie dokumentacji pracowniczej, spraw płacowych, księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w zakresie i na podstawie obowiązku wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy.
– PODSTAWA: przepisy Kodeksu Pracy (art. 221)
– CEL: realizacja zadań pracodawcy wynikających z przepisów nadrzędnych oraz obowiązującego Regulaminu Pracy
– PODSTAWA: zgoda pracownika
Oprócz danych, których podanie jest obowiązkowe i wynika z Kodeksu Pracy, w zbiorze „Pracownicy” zbierane i przetwarzane mogą być również inne dane, których zbieranie i przetwarzanie oparte jest o Pana/Pani dobrowolnie wyrażoną zgodę np. nr rachunku bankowego. W tych przypadkach, oprócz praw wymienionych powyżej przysługuje Panu/Pani prawo do odwołania zgody w każdym czasie.
Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, na terenie firmy zamontowany jest monitoring rejestrujący obraz. Dane z monitoringu są przechowywane przez 30 dni.
Dane ze zbioru „Pracownicy” są udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Mogą również być udostępniane (w zakresie: imię, nazwisko, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości, stanowisko) klientom Spółki dla celów wystawienia przepustki/zezwolenia wejścia na obiekt/ teren zakładu.
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „współpracownicy”
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze pn. „Osoby współpracujące” dla celów realizacji umowy zawartej między Panem/Panią i spółką grupy TOC+. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić administrator danych i jakie mogą być podnoszone wobec administratora danych.
Te i inne dane mogą być również przetwarzane dla celów prowadzenia spraw płacowych, księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw.
– CEL: realizacja realizacji umowy zawartej między Panem/Panią i spółką grupy TOC+
– PODSTAWA: umowa cywilnoprawna
Dane osobowe przetwarzane w zbiorze „uczestnicy szkoleń”
Informujemy, że Pana/Pani dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze pn. „uczestnicy szkoleń” dla celów realizacji umowy zawartej między Panem/Panią i spółką grupy TOC+. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić administrator danych i jakie mogą być podnoszone wobec administratora danych.
Te i inne dane mogą być również przetwarzane dla celów marketingowych pod warunkiem udzielenia wcześniejszej zgody na ten cel, do czasu cofnięcia zgody.
– CEL: realizacja realizacji umowy zawartej między Panem/Panią i spółką grupy TOC+; działania marketingowe (po wcześniejszej zgodzie)
– PODSTAWA: umowa/ zlecenie; odrębna zgoda na wykorzystywanie danych i wizerunku w celach marketingowych
Uprawnienia
Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
w zakresie wynikającym z rozporządzenia RODO
Przysługuje również Pani/Panu prawo do wniesieni skargi do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urząd Ochrony Danych Osobowych.
